社員からの年次有給休暇の申出は拒否できるの?ルールを理解し、有給休暇取得の義務を含め、正しい運用をしよう!

社員からの年次有給休暇の申出は拒否できるの?ルールを理解し、有給休暇取得の義務を含め、正しい運用をしよう! 人事の知識

年次有給休暇(以下、有給休暇)は、労働基準法で付与することが義務付けられている、労働者の権利です。しかし、社内で部下を持つ管理監督者の中では、労働者の権利ということが認識できていない者も少なくないのではないでしょうか。まさか、人事担当者でもそれを認識していなかったという方はいらっしゃらないですよね・・・?今回は、今更聞けない有給休暇について、正しく理解し、社員とのトラブルも防ぐための基本ルールから運用方法までを解説していきます!

有給休暇の基本ルール

有給休暇の付与条件

労働基準法では、労働者が一定の条件を満たす場合に、使用者が労働者に与える必要のある、休むための権利であることを定めています。一定の条件とは下記であり、これは正社員に限ったものではなく、アルバイトや契約社員などの雇用形態に関わらず付与されなければなりません

  • 雇い入れの日から6か月以上継続勤務していること
  • 全労働日の8割以上出勤していること

上記条件を満たした場合、企業は、雇い入れから6か月の時点で有給休暇を10日付与しなければなりません。また、一度付与された日から1年ごとに勤続年数に応じた有給休暇を付与し、最終的には最大年20日の付与がされることになります。

学ぶ人事
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アルバイトや契約社員などの労働条件によって所定労働日数が少ない場合は、その日数に応じて按分付与とすることが可能です。その場合はしっかりと就業規則に記載しておくようにしましょう。

有給休暇付与の基準日

上記条件を満たした場合、企業は、雇い入れから6か月の時点で有給休暇を10日付与しなければなりません。また、一度付与された日から1年ごとに勤続年数に応じた有給休暇を付与し、最終的には最大年20日の付与する必要があります。その有給休暇を付与する日を「基準日」といいます。労働基準法では、勤続年数に応じた有給休暇の付与日数を下記の通り定めています。そのため、社員一人ひとりの有給休暇の基準日(付与日)を別々に管理する必要があります。

勤続勤務年数有給休暇最大付与日数
0.5年10日
1.5年11日
2.5年12日
3.5年14日
4.5年16日
5.5年18日
6.5年以上20日

企業によっては、雇い入れの日がバラバラであることにより、労働者一人ひとりの有給休暇の基準日(付与日)の管理が煩雑になるのを防ぐため、全社員一律で、雇い入れの翌年度以降は決められた日に一斉付与する方法を取っているケースが多いです。例えば、雇い入れの時点で10日を付与し、翌年度以降は1月1日に勤続年数に応じて付与するという方法です。この一斉付与する日を第二基準日といいます。

有給休暇の失効

付与された有給休暇の有効期間は付与から2年間であることを、労働基準法上、定められています。そのため、企業は2年を下回る期間で有効期間を定めることはできませんし、当年付与された有給休暇のうち、未消化分については翌年に繰り越し処理を行い、さらに未消化となったものは翌々年で消滅の処理をする管理方法をする必要があります。

学ぶ人事
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社員にとって、有給休暇を何日保持していて、それがいつまで有効なのかは知っておきたい事項であり、人事関連の問い合わせでも比較的多い内容です。有給休暇の基本ルールをしっかりと理解して説明できるようにすること、また、それを社員にも理解させるような社内周知をするようにしましょう。

有給休暇取得は労働者の権利

有給休暇取得に上司や会社の承認は必要ない

有給休暇の取得は労働者の権利です。そのため、原則として、社員や部下から有給休暇取得の申出があった場合は、会社や上司は拒否することができません。承認依頼自体必要なく、社員が申し出た時点で取得が確定するのです。

よくある間違った運用方法として、部下が上司に有給休暇取得の申出をした際に、「承認します」というように承認を得る方法を取っていたり、不当な理由で拒否するといったケースがありますが、上司や会社には承認・非承認をする権利はありません。また、有給休暇を取得する理由を聞くケースもありますが、基本的に理由を求められても社員は答える必要はなく「私用」とするのみで問題ありません。一方で、企業によっては有給休暇の取得申出をいつまで(○日前まで)にしなければならないという定めをしている場合において、その期限を過ぎて申出をした際には、企業側は理由を求めてもいいでしょう。ただ、期限を過ぎた場合の申出であっても、不当な理由でそれを拒否することはできず、原則取得を認める必要があります。

時季変更権

前述のとおり、原則、有給休暇は社員が申し出ることで権利が発生するため、企業はそれを拒否することができません。しかし一方で、繁忙期だったり、複数人が同日で有給休暇取得の申出をしたりして、正常に運営ができない状況と判断される場合において、「時季変更権」という権利の行使が認められています。(労働基準法第39条第5項)これは、社員から申し出があった取得時期が「事業の正常な運営を妨げる場合において」使用者が取得日を変更できるものです。ただし、単なる繁忙期や恒常的な人手不足等という理由で「時季変更権」を行使できるわけではなく、「正常に事業の運営ができない状況」は、企業規模や事業内容、労働者の業務内容等によって総合的に判断されます。

学ぶ人事
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原則使用者は、労働者が有給休暇を取得できるよう配慮することが義務となっているため、繁忙期だとしても人員調整や、業務のスケジュール調整などが臨機応変に対応できる体制を整えておく必要があります。

有給休暇取得義務化について

有給休暇取得義務化とは?

大企業、中小企業を問わず、2019年4月から、有給休暇付与の2つの条件①雇い入れの日から6か月以上継続勤務していること②全労働日の8割以上出勤していることを満たし、10日の有給休暇付与がされた社員に対し、企業は年間5日以上の有給休暇を取得させなければならないというルールが定められました。なお、このルールは管理監督者も対象です。

ここでポイントなのが、有給休暇の取得の義務があるのは、労働者(社員)ではなく、使用者(企業)側であるということです。つまり、この義務を果たせなかった場合の責任は企業側にあるため、企業は対象社員が全員、年間5日以上の有給休暇を取得できるよう周知をし、また、誰が何日取得しているのかを管理し、まだ未取得の社員に対しては取得を促さなければなりません。一方で、企業が課せられている義務であるため、社員の有給休暇の時期をしていすることが可能です。とはいえ、社員の意見を配慮した有給休暇の取得を努めなければならないため、人事はもちろんのこと、経営層や管理監督者層には当ルールをしっかりと理解してもらい、積極的に有給休暇を取得できる環境を作っていく必要があります。

有給休暇取得義務を果たすための方法

年間5日以上の取得が当たり前の風土を作る

全対象社員が年間5日以上の有給休暇を取得しているのが常である企業にとっては、有給休暇の取得義務化による特別な対応は必要ないでしょう。社員にとっては自身の好きなタイミングで自由に有給休暇を取得することができますし、企業も5日以上未取得者に対し、取得のリマインドを流す必要がありませんので、非常に健全な体制です。とはいえ、結果的に5日取得ができなかった、という事態が起こらないために、有給休暇取得の管理は怠らず、定期的なリマインドはしておくといいでしょう。

企業によっては昔からの風潮により、休暇が取りにくい体制になっているケースもありますので、まずは、その風潮を変えるべく、有給休暇には取得義務があることはもちろんのこと、社員は休暇を取得することでリフレッシュができ、休暇明けの仕事の生産性が上がるといった効果が得られることなどのメリットを周知していくと良いでしょう。もし、仕事を長時間している者が偉い、休暇を多く取得する者は意欲が低い、等といった考えを持った経営者や管理監督者がいる場合は、早急に意識改革をすべきです。

未取得者に対し取得日を個別で指定する

有給休暇の積極的な取得が当たり前になっていない企業については、一定期間までは有給休暇の取得を各社員に任せ、一定期間を過ぎたタイミングで年間5日の取得ができない社員については、企業から取得日を指定するといった方法も取ることが可能です。例えば、対象期間の1年が終了する1か月前の時点で5日の有給休暇の取得ができていない者については、社員本人へ指定した有給休暇の取得日をアナウンスをし、実際に取得させるといった方法です。ある程度社員本人の意思を確認したり、もし5日未取得者が多かった場合に、企業側(人事担当)で対応しなければならない件数が多くなるため、非常に手間のかかってしまう方法ではありますが、企業側が指定日を決めるという点では義務を果たす確実性が高まるでしょう。

計画年休制度を導入する

計画年休制度とは、企業が労働者(社員)代表との労使協定により、各社員に付与される有給休暇のうち、5日を超える部分について、あらかじめ日にちを決めることができる制度です。日にちの決め方は様々あり、全社的に特定の日にちを有給休暇にして一斉に休んだり、部署ごとに取得日を分けたり、あるいは部署内でメンバーの取得日を分けたり、また部署に関係なく社員一人ずつ取得日を決めたりと、色んなパターンでの対応が可能です。事前に決めておくことで取得の確実性が高まりますし、リマインドをするといったことも必要ありません。ただし、事前に決められたことのため、企業側の都合により取得日を変更することは難しいですし、逆に、突発的な業務の発生や社員の都合などにより取得日の変更の可能性がゼロというわけではないため、予定通り取得したかの実績管理はしておく必要があるでしょう。

有給休暇取得義務化による基準日の考え方

企業によっては、労働基準法に基づき6か月経過時点の基準日で有給休暇を10日付与するのではなく、雇い入れ時点で一定日数の有給休暇を付与し、そのあとに追加付与するケースもあります。たとえば、雇い入れ時点で5日の有給休暇を付与し、雇い入れの2か月後に追加で5日付与するといったケースです。この場合、有給休暇の付与合計日数が10日になった時点が第一基準日となります。そして、この第一基準日から1年間が有給休暇を5日以上取得させる必要のある義務期間となります。ここでのポイントは、義務期間は第一基準日から1年間ですが、もし第一基準日前に有給休暇を取得している場合は、その日数を義務期間に取得が必要な5日の内数とすることが可能です。例えば、第一基準日までに有給休暇を1日取得している場合は、第一基準日からの1年間の間に4日取得すればOKということです。

まとめ

働き方改革がうたわれている昨今において、有給休暇の取得は企業にとっても社員にとっても注目されている身近な内容になっています。2019年に取得の義務化が施工されたように、今後も有給休暇のあり方やルールが変わっていくことが想定されます。その変化に合わせてしっかりと理解を深めていき、企業として、人事担当としてどのような対応を取っていくべきか、考えていく必要があるでしょう。

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